Scegliere l’azienda giusta per i servizi di archiviazione comporta delle economie di scala che possono essere riassunte come segue:

• risparmio di investimenti infrastrutturali per l’adeguamento a norma di sicurezza per i locali destinati all’archivio
• risparmio di investimenti logistici per la disponibilità di locali adibiti ad archivio
• riconversione dei locali adibiti ad archivio in aree produttive
• risparmio del lavoro del personale addetto alla gestione dell’archivio e/o alle funzioni amministrative
• supporto informatico per l’archiviazione a carico del fornitore

Esternalizzare l’archivio non comporta quindi solo un risparmio in termini di spazio e stoccaggio:

basta considerare che in media per l’archiviazione manuale di un documento occupa un dipendente a dai 2 ai 5 minuti a cui si aggiungono i tempi per la ricerca dei documenti.
Grazie all’indicizzazione dei documenti archiviati negli magazzini di Gruppo Sinergia comporta pochi secondi.
La consultazione del documento può avvenire tramite scansione del documento e invio telematico oppure attraverso la consegna del documento originale o in copia, il giorno successivo all’ordine.

Una volta esaurita l’archiviazione a norma di legge, i documenti vanno inviati al macero a seguito del quale viene rilasciato un certificato di documentazione di scarto.