Archiviazione Documentale

Archiviazione documentale in outsourcing come risparmio sui costi di gestione

L’archiviazione documentale in outsourcing è il servizio di archivio esterno dei documenti che  solleva le Aziende e la Pubblica Amministrazione dalla custodia, dalla conservazione e dalla gestione del patrimonio documentale, in conformità con la normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.

L’archiviazione digitale include tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, il versamento agli Archivi di Stato, le attività di selezione e scarto della documentazione nel rispetto della privacy.

Il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell’archivio.

Il servizio si completa con l’archiviazione documentale digitale che dematerializza il supporto cartaceo e lo rende sempre disponibile e consultabile online, grazie ad un software di gestione sviluppato dal reparto IT del Gruppo.

Archiviazione documentale: il metodo GS

L’archiviazione documentale di Gruppo Sinergia prevede il ritiro, la catalogazione, la classificazione e l’archiviazione di qualsiasi tipo di documento cartaceo originale.

Per garantire l’integrità del supporto cartaceo, tutte le movimentazioni (trasferimenti, conservazione, …) avviene in contenitori antipolvere e antigraffio.

Gruppo Sinergia al momento della presa in carico i documenti, elabora secondo un ordine di classificazione e di registro i documenti, così da effettuare un’archiviazione veloce, funzionale,  corretta e di facile consultazione per il committente.

Una volta presi in  carico, i documenti cartacei sono conservati all’interno di archivi di proprietà del Gruppo dislocati nei nodi strategici della provincia di Verona, a Povegliano Veronese e Isola della Scala.

Un rapporto di prossimità con il territorio particolarmente utile per chi necessita della vicinanza all’archiviazione corrente per lo svolgimento della propria attività ordinaria.

Tutti i locali per l’archiviazione documentale sono ad uso esclusivo dell’archivio, ignifughi e protetti per la privacy così come richiesto dalle vigenti normative.

Tipi di Archiviazione documentale in outsourcing

Archiviazione fisica dei documenti

L’archiviazione fisica dei documenti comprende tutte le attività di presa in carico dei documenti cartacei di un Cliente per una conservazione nel rispetto della normativa e in conformità con i criteri di economicità ed efficienza

Archiviazione documentale di deposito

Si tratta dell’archiviazione ordinata di documenti di rilevanza giuridica e operativa, non di uso corrente per i clienti. Atti notarili, fatturazione e altri documenti di natura fiscale che deve essere conservata per legge per 10 anni dalla loro emissione.

Gli archivi di deposito garantiscono:

  • la corretta conservazione fisica, evitando il deperimento del materiale cartaceo
  • l’organizzazione dei documenti per una facile reperimento e consultazione
  • lo smaltimento dello scarto di archivio al termine del periodo obbligatorio di conservazione

Archiviazione documentale di archivi storici

Si tratta della documentazione storica che non ha più importanza giuridica ma che viene conservata dagli Enti Pubblici come memoria storica del documento. Per una corretta gestione degli archivi storici è necessario predisporre strumenti di conservazione idonei alla valorizzazione del documento, così come previsto dalle normative sulla conservazione dei Beni Culturali.

Archiviazione documentale corrente

si tratta dei documenti di consultazione ordinaria per lo svolgimento delle attività quotidiane dei clienti. L’archivio viene progettato con tecnologie che permettono un ordinamento strutturato per una  rapida ricerca dei documenti.
Una gerarchia di informazioni utile per essere facilmente trasformato in un archivio di deposito.

Per tutti i servizi, su richiesta, è possibile richiedere l’archiviazione digitale, per digitalizzare i documenti e tramite scansione, anche massiva, del documento cartaceo. I documenti digitali vengono poi indicizzati per una identificazione univoca.
Grazie all’uso di software dedicati, sviluppati dal reparto IT di Gruppo Sinergia è possibile accedere da qualsiasi postazione alla ricerca e consultazione di qualsiasi documento.

Archiviazione documentale - FAQ

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Analisi

Analisi delle esigenze e sonsulenza sulle soluzioni del miglior sistema da adottare per un modello di gestione dei documenti snello, funzionale e utile

Archiviazione fisica e digitale

Comprende il ritiro, il trasporto e la schedatura secondo la nuova logica di archiviazione definita. Puà prevedere la scansione ottimizzata dei documenti per una consultazione online.

Riduzione dei costi e Velocità

Le consultazioni richieste possono avvenire tramite scansione del documento ed invio per via telematica o attraverso la consegna del documento originale.

Archiviazione documentale fisica e digitale: tante tipologie di archivio su misura per le tue esigenze. Indicato per Enti Pubblici, Ordini Professionali e Aziende

 

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